経理業務は、毎日行うもの・月次で行うもの・年次で行うものなど多岐にわたります。
これらの業務を効率化したいとお考えの方は多いのではないでしょうか。
一般的な経理業務を上げるとこのようになります。

これらの業務は年末や決算月では重複するために経理部門は多忙になってしまうのではないでしょうか。
経理業務を効率化して、経理部門の負担を軽減したいとお考えの方は多いと思います。
今回は経理業務が煩雑になってしまう理由と解決するために行うべき4つの対策についてお伝えいたします。

経理業務は煩雑になってしまう理由

業務が属人的

知識やスキルが他の担当者に引き継がれずに、特定の担当者だけのものとなっている状態を、「属人化している」といいます。

たとえ経理業務が属人化しても、日常の業務に差し障りはありませんが、万が一、その担当者が欠けた場合は、これまで蓄積してきた知識やスキルも消えてしまうことになり、会社にとっても大きな損失となります。

例えば、ベテラン社員が地位をキープしたいがために、「自分にしかできない仕事」とベテラン担当者が思い込み、知識をほかのスタッフに提供しないケースなどがあります。

紙での運用が多い

いまだに紙での運用が多い経理業務の一つが請求書発行。
取引先とのやり取りは紙でのやり取りが主流ではないでしょうか。

請求書を印刷する → 印鑑を押す → 送付状を添えて封筒に入れる → 宛名書きをする → 切手を貼る → 投函する（郵便局に行く）
という業務フローを踏まなければいけません。
このような紙でのやり取りを減らすことで、経理の効率化になります。

経理業務を効率化するために行うべきこと4つ

ペーパーレス化

経理業務においては数多くの書類を発行・受領し、それぞれの書類を法律で定められた期間、保存していく必要があります。
書類の発行・保存を効率化するうえで欠かせないのが「ペーパーレス化」です。

今後は紙での管理ではなく、データで管理することで経理業務はラクになります。

紙請求書や契約書が紙でのやり取りが多いのではないでしょうか。

これら可能なものから徐々にデータでの管理へ移行していきましょう。

クラウド会計の導入

「クラウド会計ソフト」や「経理ソフト」と呼ばれるシステムを導入することで、経理業務を効率よく進められるようになります。

クラウド会計ソフトは様々な製品がありますが、ほとんどの製品に、銀行口座やクレジットカードの明細が自動的に会計ソフト上に反映される機能があります。わざわざ手入力で記帳する必要がなくなるので、これだけでも作業時間は大幅に短縮されます。

キャッシュレス化

小口現金があると、両替や現金の補充、現金出納帳の記入や金庫の管理など、煩わしい業務が発生します。小口現金の残高と現金出納帳の残高が合わず、原因特定のために無用な時間を費やすケースも少なくないはずです。このような非効率を解消するには、キャッシュレス化が欠かせません。

キャッシュレス化によって小口現金がなくなれば、現金を管理する手間も時間も不要になり、業務効率の改善につながります。

経理業務をアウトソーシング

経理業務を税理士事務所をはじめとする経理代行業者に依頼することです。
経理業務をアウトソーシングすることで、人件費削減の効果も期待することが出来ます。

日々の記帳業務から、請求書発行、給与計算など、自社にとって負担になっている経理業務を代行してもらえます。

税理士事務所であれば税理士が常駐しているので申告などの税務関係も依頼することは可能です。

まとめ

経理業務の効率化を図るためには、自社の現状をしっかり認識しておくことが何よりも大事です。
どの部分を改善したいのかを明確にしておくことで、利用するシステムやサービスを絞り込むことができます。
当事務所では、クラウド会計導入・経理代行を承っております。
初回のご相談は無料ですので、まずはお気軽にご連絡ください。

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